Perencanaan Pesan Bisnis

Suatu perencanaan pesan bisnis merupakan langkah yang strategis bagi suatu organisasi dalam mencapai tujuan secara menyeluruh dan sebagai faktor penentu dari keberhasilan komunikasi. Dengan memahami dan pesan bisnis yang terencana akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi, salah satunya dengan memahami proses komposisi.

4.2.1. Proses Komposisi

Proses komposisi dalam penyusunan pesan bisnis, dalam beberapa literatur seperti dari Djoko Purwanto berpandangan proses komposisi penyusunan pesan bisnis dapat dianalogikakan apa yang dilakukan oleh seorang composer, sekarang anda dapat menbayangkan bagaimana kerja seorang composer dalam menciptakan sebuah lagu, hal ini sam dengan bagaimana penyusun pesan bisnis dalam perusahaan anda.

Jadi proses komposisi penyusunan pesan bisnis terdiri dari tiga tahap, yaitu :

(1) Perencanaan,

(2) Organisasi dan komposisi, dan

(3) revisi.

4.2.2. Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan pesan bisnis, langkah awal adalah maksud dan tujuan komunikasi, tujuan komunikasi bisnis adalah :

1. Memberikan informasi,

2. Memberi persuasi, dan

3. Melakukan kolaborasi.

Jika penentuan tujuan sudah ada, maka yang paling baik adalah harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata, perlu dilakukan suatu penguujian tujuan, yaitu dengan membuat pertanyaan – pertanyaan :

1. Apakah tujuan tersebut realistis ?

2. Apakah waktunya tepat ?

3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?

4. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan ?

4.2.3. Analisis Audiens

Jika maksud dan tujuan sudah jelas, maka langlah selanjutnyan adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

Terdapat beberapa langkah untuk memahami audiens, yaitu :

1. Mengembangkan profil audiens

Lakukan investigasi siapa yang akan dihadapi dalam berkomunikasi untuk mengantisipasi reaksi atau efek dari komunikasi. Terdapat beberpa hal yang dapat dilakukan, yaitu :

a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

b. Siapa audiens

c. Reaksi audiens

d. Tingkat pemahaman audiens

e. Hubungan komunikator dengan audiens

2. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens

Agar komunikasi efektif maka harus menentukan kebutuhan informasi audiens dan bagaimana memenuhi kebutuhan tersebut. Terdapat lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :

a. Cari apa yang diinginkan

b. Antisipasi hal – hal yang tidak terduga

c. Beri informasi lengkap

d. Informasi akurat

e. Tekankan ide menarik

3. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Salah satu tujuan dari memotivasi audiens adalah untuk mengubah perilaku para audiens, tetapi pemberian motivasi ini terkadang tidak sesuai dengan harapan kita atau ada hambatan – hambatan, hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan audiens untuk tidak mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru.

Dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan argumentatif, mengatur pesan yang akan disampaikan, pendekatan emosi audiens.

4.2.4. Penentuan Ide Pokok

Penentuan ide pokok untuk menentukan cara untuk mencapai tujuan. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, dan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, ide pokok dapat memotivasi orang – orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menyelaraskan tujuan – maksud pengirim pesan dengan tujuan – maksud mereka.

4.2.5. Seleksi Saluran dan Media

Pada dasarnya suatu pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada, maka haruis menyesuaikan dengan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan agar komunikasi yang terjadi lebih efektif. Saluran komunikasi yang dapat digunakan adalah :

1. Komunikasi lisan

2. Komunikasi tertulis

Dalam aplikasinya pertimbangkan karakteristik dari kedua saluran komunikasi sebab akan berpengaruh terhadap media komunikasi dan pertimbangkan sifat dari formalitas, kerahasiaan, umpan balik, kompleksitas, waktu dan biaya. Contoh jika anda menginginkan jawaban segera maka menggunakan komunikasi lisan dengan media telepon, jika pendekatan nonverbal diinginkan maka menggunakan media teleconference.

Menurut Mary Ellen Guffey ; Memilih saluran terbaik untuk mengirim pesan tergantung pada (1) kepentingan pesan itu sendiri, (2) umpan balik yang diinginkan, (3) kebutuhan akan catatan permanen, (4) biaya saluran, (5) derajat tingkat formalitas yang dinginkan.

Jenis saluran komunikasi yang dapat digunakan yaitu :

1. Percakapan tatap muka

2. Telepon

3. Pesan suara

4. Faksimili

5. Surat elektronik

6. Rapak kelompok tatap muka

7. Video atai telekonferensi

8. Memo

9. Surat

10. Laporan atau proposal