Menulis Pesan

Dari setiap penulisan yang dilakukan seseorang memiliki perbedaan. Penulisan bisnis mempunyai tujuan yang berbeda, dan harus memiliki :

(1) Tujuan.

(2) Ekonomis dan

(3) berorientasi pada pembaca.

Tujuan dari penulisan bisnis adalah untuk mengungkapkan bukan untuk mengesankan, maka buatlah ide – ide yang dapat tersampaikan secara alami, sederhana dan jelas.

4.4.1. Proses penulisan 3-x-3 ; Pesan bisnis dan presentasi lisan

Proses penuliasan terdiri dari tiga tahap yaitu : (1) Prapenulisan, (2) penulisan dan (3) perbaikan, menurut Mary Ellen Guffey dari setiap tahapan terdiri dari tiga aktivitas utama, lihat bagan 4.1 proses penulisan 3-x-3.

Dengan perkembangan teknologi computer dan program piranti lunak, dapat digunakan untuk mengembangkan penulisan, walaupun computer dengan perangkat lunak tidak dapat melakukan sendiri penulisan untuk anda, computer dengan perangkat lunak ini sangat berguna dalam membuat proses penulisan menjadi lebih mudah dan hasilnya lebih baik dan professional.

Menurut Mary Ellen Guffey ; terdapat tujuh cara computer dan perangkat lunak dapat membantu anda dalam meningkatkan kualitas dokumen tertulis, presentasi elektronik dan halaman Web anda atau perusahaan anda , yaitu :

1. Melawan kebuntuan penulis

2. Mengumpulkan informasi secara elektronik

3. Mengurai dan mengelola ide

4. Meningkatkan ketepatan dan ketelitian

5. Menambah grafik untuk penekanan

6. Merancang dan membuat dokumen, presentasi, dan situs Web yang tampak professional

7. Menggunakan peranti lunak kolaboratif untuk penulisan tim

Teknologi computer membantu anda menghasilkan ide, melakukan penelitian dan mengelola fakta menjadi sebuah skema, tahapan dalam proses penulisan menjadi di permudah dan didukung oleh program pengolah kata. Dengan perkembangan teknologi pada saat sekarang ini dapat meningkatkan aspek – aspek dalam penulisan, jadi keterampilan dalam menggunakan peranti lunak adalah sangat penting bagi mereka yang salah satunya memiliki tugas menyusun tulisan.

4.4.2. Merevisi Pesan

Revisi – revising merupakan kegiatan memperbaiki isi dan struktur kalimat dari pesan anda. Pada kenyataannya dalam proses penyusunan dapat berbeda bagi setiap orang dan situasi, tahap akhir dari proses penulisan 3-x-3 ini akan memakan waktu lebih banyak, banyak para ahli merekomendasikan agar anda mencurahkan setengah dari total waktu penyusunan pesan untuk merevisi dan mengoreksi.

Tahap revisi ini menjadi suatu kesempatan bagi anda untuk dapat memastikan apakah pesan anda mengatakan apa yang anda maksud, lakukan penyusunan draf pertama dengan cepat tanpa melihat tata bahasa, presisi atau benar dan salah, dan lakukan revisi dan memperhalus pesan dengan ekstensif. Lakukan revisi pesan apa saja baik panjang maupun pendek, hal ini akan membantu anda lebih professional, dan yang perlu diingat adalah tujuan dari penulisan bisnis adalah menyampaikan bukan membuat orang terkesan.

Buatlah dan revisi suatu pesan bisnis dengan mengikuti langkah atau prosedur, seperti (1) membuat pesan yang jelas, (2) membuat pesan yang bersifat percakapan, dan (3) Membuat pesan ringkas.

Lakukan daftar pemeriksaan untuk merevisi pesan, Menurut Mary Ellen Guffey ada 10 daftar yang dapat dilakukan yaitu :

1. Jaga agar pesan tetap sederhana

2. Buatlah seperti percakapan

3. Hindari kalimat pengisi pengantar

4. Hindari pleonasme – redundancies

5. Perketat tulisan anda

6. Jangan mengubah kata kerja menjadi kata benda

7. Hindari frase yang hambar

8. Usahakan paralelisme

9. Soroti ide – ide penting

10. Tes keterbacaan