Bekerja dalam kelompok kecil

Pendahuluan

Suatu pandangan dari Naisbit ; bahwa warga Negara, pekerja, dan konsumen menuntut dan memperoleh suara yang lebih besar dalam pemerintahan, bisnis dan pasar … sudah seharusnya masyarakat merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan yang mempengaruhi kehidupan mereka.

Dalam kehidupan masyarakat hamper setiap orang berpartisipasi dalam kelompok atau menjadi anggota kelompok social, persaudaraan, perkumpulan bisnis yang dapat menjadi tujuan penting dari seseorang.

Dengan komunikasi kelompok, merupakan salah satu cara penyelesaian yang paling efektif dalam kehidupan bermasyarakat. Cara ini memiliki tujuan melibatkan orang lain dalam penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan yang kemungkinan dapat mempengaruhi kehidupan mereka.

Dalam suatu organisasi harus mengembangkan kelompok kerja yang dapat mendukung aktivitas dan kegiatan organisasi. Yang menjadi perhatian adalah bagaimana membentuk kelompok yang yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi yang tinggi. Orientasi dari pembentukan kelompok kerja pada tugas pemecahan masalah dan pembuatan keputusan.

Kita dapat menghabiskan banyak waktu dan anggaran belanja personalia dengan adanya kelompok kerja. Menurut Seibold ; sebagian besar dari organisasi menyediakan antara 7 dan 15 persen anggaran belanja personalia mereka untuk menyelenggarakan pertemuan.

Pada suatu analisis dari kebiasaan kerja para menejer, Mintzberg melaporkan penggunaan lima media dasar, yaitu (1) Komunikasi terdokumen – surat pos, (2) Verbal murni – Telepon, (3) Tatap muka informal – pertemuan tidak terjadwal, (4) Tatap muka formal – pertemuan terjadwal dan (5) Visual – kunjungan.

Menurut Doyle dan Straus ; Bahwa para manajer menengah dalam dunia industry mungkin menghabiskan sebanyak 35 persen hari kerja mereka per minggu untuk mengadakan rapat, mungkin bertambah lebih dari 50 persen untuk manajemen puncak.

Jadi bagi kalangan bisnis mengadakan dan mengikuti pertemuan ke pertemuan dalam keseharian kerjanya merupakan hal yang biasa. Jika kita dapat mengharapkan dalam komunikasi kelompok kecil, perilaku kelompok, karakteristik kelompok, kepemimpinan dan proses pembuatan keputusan, maka kerja kita dalam kelompok akan menjadi lebih menyenangkan dan produktif.

Sifat Komunikasi Kelompok Kecil

Definisi komunikasi kelompok kecil menurut Curtis ; terjadi pada saat tiga orang atau lebih bertatap muka, biasanya di bawah pengarahan seorang pemimpin untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama dan mempengaruhi satu sama lain.

Maka inti dari definisi ini adalah : (1) Berinteraksi, (2) saling bergantungan dan (3) saling mempengaruhi.

Jika melihat pada definisi dan inti dari definisi komunikasi kelompok kecil, maka memiliki beberapa sifat, yaitu :

1. Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka

2. Kelompok memiliki sedikit partisipan

3. Kelompok bekerja di bawah arahan seorang pemimpin

4. Kelompok membagi tujuan atau sasaran bersama

5. Anggota kelompok memiliki pengaruh atas satu sama lain

Kelebihan Bekerja Dalam Kelompok

Bekerja dalam suatu kelompok memberikan peluang yang banyak, menyenangkan, memuaskan, menantang, dan persahabatan. Dengan menyadari bahwa dalam komunikasi kelompok kecil terdapat kelebihan, maka akan membantu mendekati prospek positif dan perkembangan iklim yang produktif dan menyenangkan anggota lain.

Maka kelebihan dari bekerja dalam kelompok kecil, adalah :

1. Kerja sama kelompok
2. Kelompok lebih kreatif dari pada individu
3. Kelompok lebih banyak belajar dari pada individu
4. Kelompok melaksanakan tindakan – tindakan yang perencanaannya dibantu anggota

5.4. Kekurangan Bekerja Dalam Kelompok

Jika terbiasa dengan kelebihan dan kekurangan maka dapat membantu kita dalam menunjukan masalah – masalah sebelum masalah tersebut timbul. Kelebihan dari bekerja dalam kelompok yang patut kitan pelajari, tetapi kekurangan dari bekerja dalam kelompok pun harus ditelaah untuk mengevaluasi nilai efisien dan efektivitas.

Adapun kekurangan dari bekerja dalam kelompok adalah :

1. Kelompok membutuhkan waktu lebih lama dari pada individu
2. Kelompok mungkin didominasi oleh individu
3. Kelompok mungkin mengandalkan satu atau dua individu untuk melakukan pekerjaan
4. Kelompok mungkin menekan para individu untuk menyesuaikan diri

Pemecahan Masalah Dalam Kelompok

Membentuk suatu kelompok memiliki tujuan untuk menyelesaikan masalah, dalam penyelesaian masalah terdapat istilah (1) pembuatan keputusan dan (2) pemecahan masalah. Menurut Barker ; pembuatan keputusan mengacu pada proses yang ditaati oleh kelompok untuk menyeleksi pilihan – pilihan atau merencanakan jalanya tindakan. Pemecahan masalah adalah proses penganggulangan suatu rintangan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Untuk proses penyelesaian masalah terdiri dari tindakan :

1. Identifikasi masalah
2. Analisis masalah
3. Penilaian pemecahan
4. Pemeliharaan
5. Pelaksanaan penyelesaian

Secara umum dalam suatu kelompok akan memunculkan pertanyaan – pertanyaan yang mengesankan kepada adanya rintangan – kurang dana, harus diatasi untuk mencapai tujuan, bagaimana menyelesaikan, dan lain – lain.

Dalam penyelesaian masalah dalam kelompok dapat menggunakan pendekatan yang sistematis yaitu berpikir bijaksana atau pendekatan yang bijaksana, menurut John Dewey ; pendekatan yang bijaksana merupakan resep pemecahan masalah yang rasional, dari kesulitan yang dirasakan sampai pelaksanaan pemecahan.

Proses ini dapat mengurangi rasa frustasi dan ketidakpastian yang dialami kelompok dalam memecahkan masalah, proses berpikir bijaksana terdiri dari enam langkah yang terbagi dalam dua tahap umum, yaitu (1) tahap pendeskripsian masalah dan (2) tahap pemecahan masalah.

Dua tahap berpikir bijaksana, yaitu :

1. Tahap pendeskripsian masalah

a. Mendefinisikan dan membatasi masalah

b. Menganalisis masalah

2. Tahap pemecahan masalah

c. Menghasilkan pemecahan yang memungkinkan

d. Menilai pemecahan yang disarankan

e. Memilih pemecahan yang terbaik

f. Melaksanakan pemecahan

Dalam menghasilkan pemecahan yang memungkinkan dapat mempertimbangkan konsep brainstorming – urun rembuk – yaitu salah satu alat yang sangat kreatif dalam membantu menyimpan gagasan – gagasan pada pemecahan masalah yang memungkinkan untuk suatu masalah. Untuk panduan dari brainstorming yang berhasil adalah :

1. Menunda penilaian

2. Berpikir tanpa batas

3. Saling mendukung

4. Menekankan kuantitas daripada kualitas gagasan

5. Mencatat gagasan ketika gagasan tersebut muncul

Menurut Alex Osborn : menunjuk satu orang anggota kelompoknya meniup peluit untuk menghentikan para partisipan yang bersikap kritis atau sedang mengkampayekan gagasan tertentu.

Bagaimana Berpartisipasi Dalam kelompok kecil

Kelompok digunakan untuk memecahkan masalah dengan benar dan tepat, kelompok sangat bergantung pada kemampuan para anggotanya dalam memberikan kontribusi yang berguna. Bagaimana untuk berpartisipasi di dalam kelompok, terdapat panduan untuk dapat membatu para anggota kelompok untuk lebih efektif dalam memberikan kontribusi, yaitu :

1. Anggota kelompok yang efektif berusaha memahami masalah dan menemukan jawaban
2. Anggota kelompok yang efektif menjamin dan memeriksa bukti yang mendukung atau menyangkal pendapat dan asumsi
3. Anggota kelompok yang efektif menghindari pemilihan pemecahan sampai masalah dianalisis secara teliti
4. Anggota kelompok yang efektif memelihara objektivitas dan menghindari keasyikan dengan saran – saran dan usulan mereka sendiri
5. Anggota kelompok yang efektif bekerja untuk tujuan hubungan dan juga tujuan tugas yang sehat
6. Anggota kelompok yang efektif membuat pernyataan orientasi
7. Anggota kelompok yang efektif membantu menangani konflik

Kelompok Diskusi Publik

Kelompok diskusi public merupakan kelompok yang tidak dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah dan pengambilan keputusan, umumnya kelompok diskusi public digunakan untuk mencari opini public, informasi, dan pengkonsolidasian public.

Kelompok diskusi public secara umum di bagi ke dalam :

1. Panel

Suatu kelompok kecil yang membahas topik tentang khalayak umum (topik tidak ditentukan), memiliki struktur dan sangat tidak formal. Umumnya bersifat spontan dan adanya interaksi dari para anggotanya. Para anggota berpidato tanpa menggunakan teks dan memiliki keahlian, dengan waktu relative singkat di bantu oleh seorang moderator yang memandu arus diskusi dan untuk mendorong partisipasi semua anggota panel

2. Simposium

Sekelompok individu yang masing – masing menyajikan pidato formal dengan bahasan khusus dari topik diskusi (terdapat lima pembicara). Cenderung formal dan para anggotanya secara umum tidak saling berinteraksi. Pada masa sekarang ini beberapa simposium berkembang dalam berbagai format, seperti adanya sifat panel dan diskusi kecil.

3. Forum

Forum melibatkan banyak khalayak atau kelompok besar, umumnya digunakan untuk memperoleh atau mengumpulkan opini public. Forum bersifat tidak terorganisir dan bertele – tele, tetapi mempunyai manfaat untuk mencapai tujuan untuk melibatkan khalayak banyak. Umum forum mempunyai topic tertentu dan dibuka dengan pembica menyajikan pidato.

Menurut Dan Curtis dan Runnebohn, tidak ada suatu pedoman yang jelas untuk menentukan jenis diskusi public – panel, symposium dan forum - yang paling sesuai dengan situasi tertentu.

Diskusi panel cenderung bebas dan menarik untuk diperhatikan, Simposium meliputi bidang – bidang topic khusus dengan cara yang seksama dan benar – benar terorganisasi, Forum cenderung kurang terorganisasi disbanding dengan symposium, tetapi melibatkan khalayak secara langsung dalam cara kerja.

Kepemimpinan Dalam Kelompok Kecil

Kepemimpinan merupakan hal yang penting dalam organisasi, hal ini juga penting dalam hal diskusi kelompok kecil, beberapa factor dapat menentukan kepemimpinan seseorang, seperti kualitas, keberhasilan dan efektivitas dalam upaya pemecahan masalah organisasi atau kelompok kecil. Banyak juga dengan menghubungkan kepemimpinan dengan ukuran, umur, daya tarik fisik, kecerdasan, kepercayaan diri, dinamisme, daerah asal, tanggung jawab, fasilitas verbal, dapat dipercaya, dal hal lainnya, tetapi secara umum belum menunjukan hasil yang menyakinkan. Menurut Fisher dan Ellis ; Gagasan yang menyatakan bahwa para pemimpin dilahirkan dan tidak dihasilkan belum dibahas dalam studi sistematis yang cermat.

Kepemimpinan dapat didefinisikan ; Penggunaan pengaruh kepada anggota – anggota lain suatu kelompok. Tindakan kepemimpinan adalah suatu tindakan yang membantu kelompok mencapai tujuannya.