Mendengarkan di tempat kerja

Dengan perkembangan teknologi informasi menyebabkan komunikasi ditempat kerja lebih banyak dan rutin dari sebelumnya, dengan adanya internet, lingkungan kerja tim, persaingan global dan pelayanan konsumen. Jadi elemen terpenting setiap keberhasilan adalah komunikasi yang berkualitas tinggi, salah satunya adalah mendengarkan.

Banyak studi yang menyatakan bahwa keterampilan mendengar adalah sangat penting bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi, kepuasan keryawan, penting bagi organisasi dan layanan konsumen.

Menurut L.E. Penley ; Bahwa pendengar yang baik menjadikan manajer yang baik dan bahwa pendengar yang baik maju lebih cepat.

Menurut Tom W. Harris dan L.K. Steil ; Kebanyakan karyawan menghabiskan 30 sampai 45 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengar dan eksekutif menghabiskan 60 sampai 70 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan.

Berdasarkan pada jenisnya mendengar di lingkungan tempat bekerja di bagi menjadi (1) mendengarkan atasan, (2) mendengarkan karyawan, (3) mendengarkan pelanggan. Untuk membangun keterampilan mendengarkan yang baik dan efektif, yaitu dengan melihat proses mendengarkan dan kendala – kendalanya.

Untuk proses mendengarkan terdiri dari empat elemen lihat bagan 4.2, yaitu (1) persepsi, (2) interpretasi, (3) evaluasi dan (4) tindakan. Kendala – kendala yang muncul dalam proses mendengar, lihat bagan 4.3 adalah (1) kendala mental dan (2) kendala fisik.

Kendala Mental	Kendala fisik dan lainnya
Tidak memperhatikan	Kelemahan pendengaran
Berprasangka	Lingkungan bising
Bingkai referensi	Penampilan pembicara
Pikiran sempit	Kelakuan pembicara
Pura – pura mendengarkan	Ketinggalan waktu

Sumber : M.E. Guffey

Bagan 4.3. Kendala umum dalam mendengar

Bagaimana dengan mendengarkan di tempat kerja, yang jelas mendengarkan di tempat kerja lebih sulit dari pada mendengarkan di ruang kelas. Mendengarkan ditempat kerja lebih menantang yang disebabkan informasi yang ada sering berubah begitu saja.

Untuk mempertajam keterampilan mendengar dengan meningkatkan ingatan, untuk melatih ingatan dapat ditingkatkan dengan melibatkan tiga factor, yaitu (1) memutuskan untuk mengingat, (2) menyusun informasi yang masuk untuk membentuk hubungan - hubungan dan (3) meninjau kembali. Untuk meningkatkan ingatan lebih jauh dapat menggunakan cara yaitu dengan selalu mencatat ide – ide penting untu diingat dan tuliskan kembali setelah selesai pembicaraan (setelah 10 menit) atau jika menghadapi pembicaraan yang cukup lama, tuliskan langsung pada selembar kertas atau memo setiap ide atau informasi yang penting saat sedang pembicaraan. Langkah yang lain dapat dilakukan dengan meninjau ulang catatan anda, mengulangi akronim anda atau mengucapkan kembali untuk memindahkan informasi sasaran ke dalam ingatan jangka panjang.

Kita kembali ke bagaimana mendengarkan ditempat kerja yang memiliki tantangan tersendiri dan kompleksitas, menjadi pendengar yang baik di tempat kerja mempunyai tujuan yaitu mendengarkan dengan seksama dan memahami apa yang dikatakan dan mengerjakan tugas dengan baik.

Menurut M.E. Guffey, ada beberapa saran yang dapat membantu efektivitas mendengar di tempat kerja, yaitu :

1. Mengontrol ganguan eksternal dan internal

2. Terlibat secara aktif

3. Pisahkan fakta dari opini

4. Identifikasi fakta – fakta penting

5. Jangan menyela

6. Mengajukan pertanyaan penjelas

7. Mengulang dengan kata – kata sendiri untuk meningkatkan pemahaman

8. Gunakan jeda waktu

9. Buat catatan untunk mengingat

10. Sadari perbedaan jenis kelamin

Bagaimana jika pembicaraan di tempat kerja menggunakan bahasa asing, seperti bahasa inggris, dalam kenyataannya bahasa Inggris merupakan pengatar kedua dan cukup banyak dipergunakan, apa yang dapat dilakukan oleh pembicara asli untuk menjadi pendengar yang lebih baik ketika pembicaraan asing berbicara :

1. Hindari penilaian negative tentang logat pelafalan

2. Bersabarlah

3. Jangan meyelesaikan kalimat

4. Jangan membetulkan tata bahasa dan pengucapan

5. Jangan berpura – pura memahami

6. Berlatih mendengarkan banyak variasi bahasa Inggris

Untuk meningkatkan keterampilan dan meningkatkan kemampuan mendengar dapat menggunakan daftar periksa dibawah ini :

1. Berhenti berbicara

2. Berusaha keras untuk mendengarkan

3. Singkirkan pikiran – pikiran lain yang mengganggu

4. Kontrol situasi mendengarkan

5. Jaga pikiran tetap terbuka

6. Ulangi kembali ide pembicaraan

7. Dengarkan apa yang tersirat

8. Bedakan antara fakta serta opini

9. Gunakan jeda waktu

10. Gunakan bantuan ingatan

11. Buat catatan