E-mail dan Etiket Email

E-mail atau electronic mail atau pos elektronik merupakan salah satu sifat dari internet yang paling bermanfaat untuk kegiatan bisnis organisasi dan individu, dapat membatu komunikasi bisnis dengan cepat dan informal.

E-mail ini dapat merujuk kepada dukumen dan file yang akan dikirimkan dan dapat dibaca oleh satu atau seluruh jaringan komputer, file dapat berbentuk panjang dan pendek atau komplek dan program. Anda juga dapat menyimpan suatu dokumen atau file melalui via e-mail.

Mengapa e-mail sangat berkembang, sebagai contoh banyak vendor jaringan internet menyediakan layanan e-mail gratis, terdapat beberapa kelebihan dari e-mail, yaitu :

1. Kecepatan
2. Biaya
3. Kemudahan dipindahkan
4. Kenyamanan
5. Menyimpan catatan
6. Egalitarianisme
7. Kerja sama
8. Daftar alamat

Tetapi perlu anda kaji juga kelemahan dari e-mail, sebab dari keunggulan menjadikan kelemahan dari e-mail, bangun etika dan kewaspadaan dalam menggunakan fasilitas internet baik di perusahaan dan e-mail bebas.

Terdapat panduan yang dapat anda gunakan dalam etiket e-mail dalam mengikuti kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (diunduh dari C. L. Bovee dan John T. Thill )

1. Bersikap sopan

a. Hemat uang perusahaan

b. Periksa e-mail secara teratur

c. Jangan mengirim e-mail yang tidak diminta atau memberi kontribusi pada kelebihan bebas e-mail

d. Jangan hanya membalas pesan yang semula dikirimkan kepada banyak penerima

e. Tanggapi dengan cepat

f. Jangan menggunakan huruf besar semua

2. Tulis dengan jelas

a. Jangan mengirimkan terlalu banyak minformasi dalam satu pesan

b. Jangan mengirimkan file besar tanpa memberi tahu lebih dahulu

c. Jangan menambah terlalu banyak lampiran pada e-mail

d. Ubah baris subyek keitika menjawab

3. Hati –hati

a. Edit setiap pesan

b. Baca ulang setiap

c. Ingat bahwa e-mail tidak selalu bersifat pribadi

d. Waspadalah bahwa perusahaan mempunyai hak melihat isi kotak surat perusahaan

e. Hindari mengobori

Ada aturan primer dari etika e-mail yang perl anda pertimbangkan adalah perlakukan orang lain seperti anda ingin orang lain memperlakukan anda. Bila penting, kontroversial, rahasia atau mudah disalahartikan, pertimbangkan untuk menyampaikan secara lisan atau lewat telepon.